Administration af projekt – Københavns Universitet

Videresend til en ven Resize Print Bookmark and Share

EU kontoret > Ydelser > Horizon 2020 > Administration af projekt

Administration af H2020-projekt

Er du partner i eller koordinator af et H2020 samarbejdsprojekt hjælper EU Kontoret med følgende: 

  • Kontraktforhandling
  • Håndtering af udbetalinger
  • Finansiel afrapportering
  • Ændringer af EU-kontrakten ("Amendments")
  • Kontakt til Europa-Kommissionen
  • Fortolkning af EU-regler

Du er også altid velkommen til at henvende dig, hvis du har brug for assistance med Participant Portal uanset, hvilken type EU projekt du deltager i.

Nyttige links:


Participant Portal:
På EU's portal kan man finde information og opslag fra Horizon 2020, og få overblik over sit projekt. 

Du finder portalen her: Participant Portal

Valutakurs:
Ved omregning til EURO skal kursen fra den Europæiske Centralbanks hjemmeside benyttes, og det skal være et gennemsnit af kursen i hele afrapporteringsperioden.

Find kursen her: ECB

Elektronisk underskrift på Form C:
Alle projekter i H2020 skal underskrives elektronisk.

Benyt følgende FSIGN vejledning.

Revisorpåtegning på FP7 og Horizon 2020 bevillinger

Læs mere på følgende link: Forskerportalen

Bemærk forskellen på de to rammeprogrammer.

TIDSREGISTRERING PÅ HORIZON 2020 PROJEKTER:

Fuldtidsansættelse på et ERC, RIA, IA eller CSA projekt

Reglerne omkring tidsregistrering er stort set de samme, men der er en undtagelse, som er en administrativ lettelse, idet personer, der arbejder fuldtid på enten et ERC, RIA, IA eller CSA projekt, ikke behøver at udfærdige og underskrive timesedler – forudsat at der underskrives en erklæring, der bekræfter, at den pågældende medarbejder har arbejdet fuldtid på det nævnte projekt i en given rapporteringsperiode.

KU har udarbejdet en skabelon for fuldtidserklæringen (i Word format), som er i overensstemmelse med H2020 reglerne: Declaration on a person working exclusively on a H2020 action

Det skal imidlertid påpeges, at en medarbejder kun kan have én fuldtidserklæring pr. rapporteringsperiode. Eksempel:

På et H2020 projekt løber den 1. rapporteringsperiode fra den 1. januar 2015 til den 30. juni 2016. En navngiven forsker arbejder fuldtid på projektet fra den 1. januar til den 31. marts 2015, men deltid i perioden den 1. april til den 30. september 2015 og fuldtid i perioden fra den 1. oktober 2015 til den 30. juni 2016. Der kan udarbejdes en fuldtidserklæring for perioden den 1. januar til den 31. marts 2015, mens der i den resterende rapporteringsperiode fra den 1. april 2015 til den 30. juni 2016 skal udarbejdes månedlige timesedler, uanset at forskeren har arbejdet fuldtid i perioden fra den 1. oktober til den 30. juni 2016.

Deltidsansættelse på et ERC, RIA, IA eller CSA projekt

Medarbejdere, der arbejder deltid på og lønnes delvist af et eller flere ERC, RIA, IA eller CSA projekter, skal (som i FP7) udfylde timesedler for den tid, de arbejder på projektet/projekterne. Det er kun den reelle arbejdstid på projektet, som må registreres, hvilket er et ufravigeligt krav, uanset hvilken af de ovennævnte projekttyper der er tale om. Det betyder for eksempel, at timesedler i ferieperioder skal udfyldes med et nul (0). Ligeledes skal man heller ikke registrere tid på EU projektet i forbindelse med sygdom, kurser eller lignende.

Desuden skal man huske, at der skal være sammenhæng mellem arbejdstiden noteret i timesedler, fraværsregistreringer og lønudbetalinger fra EU projektet/projekterne. Man kan for eksempel ikke have en timeseddel for juli måned, der viser, at man har arbejdet 15 timer, hvis man har holdt ferie/været fraværende i hele juli.

Ifølge reglerne skal timesedler udfyldes og underskrives mindst én gang om måneden.

KU har udarbejdet en timeseddelskabelon (i Word format), som er i overensstemmelse med H2020 reglerne: H2020 timesheet template

Bemærk, at timeseddelskabelonen er en smule anderledes end i FP7 bl.a. for at tage højde for, at der ikke længere er budgetkategorier så som RTD og management.

Da der kan være enkelte forskelle i detaljerne omkring, hvordan man tidsregistrerer på EU projekter fra fakultet til fakultet, kan det være en god idé at kontakte FI enheden og/eller regnskabsafdelingen på fakultetsniveau.

Marie Curie projekter

Hvis en fellow er ansat fuldtid på projektet, skal der ikke udarbejdes timesedler. Men hvis vedkommende arbejder deltid (det er en sjældenhed), så skal der udfærdiges timesedler. Dette er en praksis fra FP7, som fortsættes i H2020, da der hverken i den generelle Model Grant Agreement eller i den specifikke for Marie Skłodowska-Curie er belæg for at ændre praksis.

Uanset at management/overhead kategorien er en unit cost (og ikke en actual cost kategori som management i FP7), anbefales det dog, at der stadig udfærdiges timesedler, hvis man udfører management opgaver. Et eksempel kunne være regnskabsaflæggelse (udarbejdelse af Form C). Proceduren for udarbejdelse af timesedler er den samme som for deltidsarbejde på et ERC, RIA, IA eller CSA projekt.

Læs om redegørelsen for KUs beregning af produktiv tid i regel om "Standard
produktive timer 1582 timer" på REVs side på KUnet:
https://intranet.ku.dk/okonomi/eksternvirksomhed/Sider/Reglerogvejledninger.aspx

EU Kontorets satser:
Når KU er koordinator på et EU-projekt, varetager vi de EU-relaterede administrative opgaver, så forskerne kan fokusere på selve forskningen. Da en del af projektets bevilling er til disse administrative opgaver, får EU Kontoret allokeret en del af budgettet til at dække sine udgifter.

Der er faste satser for EU Kontorets arbejde ved H2020 koordinatorprojekter. Du kan finde satserne i skemaet herunder.